Совершенствование работы секретаря-референта в системе службы ДОУ


СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

  1. СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ДОУ ОАО «АРТИ-Завод»

1.1. История, цели и предмет деятельности предприятия

1.2. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на ОАО «АРТИ-Завод»

  1. ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА В СИСТЕМЕ СЛУЖБЫ ДОУ ОАО «АРТИ-Завод»

2.1. Организация  работы с документами   секретаря-референта в службе ДОУ ОАО «АРТИ-Завод»

2.2. Обязанности секретаря-референта по бездокументному обслуживанию руководителя

2.3. Совершенствование работы секретаря-референта в составе службы ДОУ на ОАО «АРТИ-Завод»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ 2. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 3ДОЛЖАСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ – РЕФЕРЕНТА ПО ОБЩИМ ДЕЛАМ

Введение

Актуальность исследования. Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями.

Большой  вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на  его рабочем месте. Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения  опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Объектом исследования выступает ДОУ ОАО «АРТИ-Завод».

Предметом исследования – организация работы секретаря-референта в структуре ДОУ ОАО «АРТИ-Завод».

Цель исследования - оптимизация работы секретаря-референта на ОАО «АРТИ-Завод».

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

  1. Изучить историю, цели и предмет деятельности ОАО «АРТИ-Завод».
  2. Рассмотреть организацию службы ДОУ на ОАО «АРТИ-Завод».
  3. Проанализировать организацию работы секретаря-референта с документами.
  4. Проанализировать организацию бездокументной работы секретаря-референта.
  5. Предложить методы совершенствования организации работы секретаря-референта и службы ДОУ в целом.

Методы исследования: анализ, синтез, метод моделирования.

База исследования – открытое акционерное общество «АРТИ-Завод».

Практическая значимость исследования заключается в возможности применения ее результатов на ОАО «АРТИ-Завод», работниками служб ДОУ, секретарями, а также обучающихся по специальности «Документоведение и ДОУ».

Апробация работы. Ежегодное выступление на научно-практической студенческой конференции.

1. СТРУКТУРА СЛУЖБЫ ДОУ ОАО «АРТИ-Завод»

1.1. История, цели и предмет деятельности предприятия

Открытое акционерное общество «АРТИ-Завод» ведет свою историю с 1948 года, когда началось строительство Тамбовского завода, впоследствии названного заводом асбестовых технических изделий (АТИ).

В  августе  1949  года  завод  начал  выпускать  первую  продукцию. Цех № 1  выдал  первые  фрикционные  кольца  и  тормозные накладки массового потребления для автотранспортной, машиностроительной, электромеханической и других отраслей промышленности в качестве запасных и комплектующих деталей.

Кроме цеха № 1 на заводе было четыре вспомогательных цеха - ремонтно-механический, электроцех, паросиловой и транспортный.

В апреле 1952 года вступил в строй цех № 2 по производству паронита. Это прокладочный материал, используемый в теплотехнике. Освоен выпуск нового электроизоляционного материала - электронита.

В 1956 году в строй вступил цех № 3. В это время он выпускает тормозные накладки и фрикционные кольца на каучуковом связующем, вальцованные тормозные изделия, электронитовую массу.

В декабре 1958 года в эксплуатацию был пущен новый цех № 4 по производству фильтропластин и фильтрволокна. Этот цех до сих пор остается единственным в нашей стране.

В конце декабря 1960 году вступила в строй первая очередь цеха № 5 по производству термостойких колодок «Ретинакс».

С мая 1962 года в связи с вводом в действие цеха № 6 завод, помимо выпуска асбестовых технических изделий, начинает выпускать различные резинотехнические изделия.

Завод АТИ переименован в АРТИ (завод асбестовых и резиновых технических изделий).

В 1964 году начинает действовать цех № 7 по изготовлению резиновых рукавов к комбайнам и другим сельскохозяйственным машинам.

В 1965 году от цеха № 6 был отделен подготовительный участок и выделен в самостоятельный цех № 8. Этот цех до сих пор снабжает резиновыми смесями цеха №№ 6, 7,12, 14.

В 1973 году на базе цеха № 6 был организован цех № 9 по сборке спецпродукции.

В том же 1973 году вступил в строй цех № 10 по изготовлению асбомасс для цехов №№ 3 и 5.

В 1981 году начал работу цех № 12 по производству спецпродукции - лицевых частей для гражданских и промышленных противогазов.

В 2005 году начался выпуск новой продукции - прокладки уплотняющие из эластомерных материалов для оконных и дверных блоков в цехе № 14.

Вырос завод, вместе с заводом выросло заводоуправление. Оно насчитывает 14 отделов и служб:

1) Экономический отдел организует и систематически совершенствует планово-экономическую работу на предприятии, организует разработку перспективных и текущих планов и контроль за их выполнением.

 2) Производственный отдел обеспечивает ритмичное выполнение производственного плана, принимает оперативные меры по устранению различных организационно-технических неполадок.

3) Технический отдел организует разработку и внедрение прогрессивных и экономически обоснованных технологических процессов, обеспечивающих сокращение затрат труда на производство, улучшение качества продукции, снижение ее себестоимости.

4) Отдел главного энергетика обеспечивает бесперебойное снабжение завода электроэнергией, паром, сжатым воздухом и другими видами энергетических ресурсов, контролирует техническое состояние энергетического оборудования.

5) Отдел главного механика обеспечивает работоспособность и надлежащее техническое состояние парка технологического оборудования завода путем своевременного ремонта в плановом порядке в соответствии с действующей системой планово-предупредительного ремонта.

6) Отдел материально-технического снабжения осуществляет обеспечение производства сырьем и материалами, ведет учет реализации фондов и анализ договоров с поставщиками. Контролирует использование цехами лимитов на сырье и материалы.

7) Отдел управления качеством организует управление качеством на предприятии: разрабатывает, внедряет и поддерживает в рабочем состоянии систему менеджмента качества. В его состав входит отдел технического контроля, который следит за качеством и комплектностью выпускаемой продукции, за качеством сырья, полуфабрикатов и комплектующих изделий, за качеством тары, упаковки, маркировки, и складирования продукции.

8) Отдел охраны труда и промышленной безопасности проводит предупредительные и контрольные мероприятия, направленные на создание безопасных условий труда в цехах, отделах и лабораториях.

9) Отдел автоматизации и метрологии осуществляет метрологическое обеспечение производственных процессов, контроля и испытаний продукции. Обеспечивает поверку и калибровку средств испытаний и измерений.

10) Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия, документальное оформление и учета операций, связанных с движением этих средств; учет издержек производства, выпуска продукции.

11) Юридический отдел следит за выполнением законодательства в деятельности предприятия, ведет претензионную и исковую работу, оказывает правовую помощь подразделениям предприятия.

12) Отдел главного конструктора занимается разработкой новых и модернизацией устаревших машин и аппаратов, механизмов.

Центральная заводская лаборатория разрабатывает и усовершенствует рецептуры резиновых и асбестовых композиций, изучает и осваивает новые виды сырья, внедряет новые технологические процессы. Проводит испытание сырья и готовой продукции.

13) Отдел кадров следит за расстановкой и использованием кадров, оформляет прием, перевод и увольнение работников, осуществляет контроль за предоставлением отпусков. Организует обучение персонала завода.

Тамбовский завод «АРТИ» в 1992 году стал акционерным обществом открытого типа АООТ «Завод АРТИ».

В 2002 году акционерное общество преобразовали в ОАО «Тамбоврезиноасботехника». Органы управления - общее собрание акционеров, совет директоров, генеральный директор.

Генеральный директор избирается советом директоров, руководствуется в своей деятельности Уставом акционерного общества.

В 2004 году предприятие было переименовано в открытое акционерное общество «АРТИ - Завод» (ОАО «АРТИ - Завод»). Директор избирается советом директоров, действует на основании доверенности.

Целями деятельности предприятия являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли.

Основными видами деятельности являются:

  1. производство продукции производственно-технического назначения (накладки и колодки тормозные, накладки фрикционные, паронит и изделия из него, электронит).
  2. торговля (оптовая и розничная), торгово-посредническая, закупочная, сбытовая деятельность;
  3. внешнеэкономическая деятельность, в том числе экспортно-импортные операции, включая предоставление и использование услуг;
  4. маркетинговая деятельность;
  5. строительные и ремонтно-строительные работы.

Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными Федеральными законами, предприятие может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии)

Деятельность предприятия не ограничивается вышеназванными видами. Предприятие может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством и Уставом.

Вмешательство в хозяйственную и иную деятельность акционерного общества со стороны государственных и иных организаций не допускается, если оно не обусловлено их правом по осуществлению контроля за деятельностью акционерного общества.

1.2. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на ОАО «АРТИ-Завод»

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами [58, c. 132].

Основная задача службы ДОУ - своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

На заводе «АРТИ» действует служба документационного обеспечения управления и представлена она Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Завода, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Завода. Деятельность службы ДОУ регламентируется Уставом ОАО «АРТИ-Завод», Положением «Об общем отделе ОАО «Арти-Завод», должностными инструкциями секретаря-референта Генерального директора и секретаря-референта по общим делам.

Общий отдел ОАО «АРТИ-Завод» состоит из секретариата, представленным двумя секретарями-референтами: секретарь-референт Генерального директора и секретарь-референт по общим делам. Их деятельность координирует начальник Общего отдела, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Завода.

Основными функциями начальника Общего отдела являются:

а) контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства на Заводе;

б) контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

Основными функциями секретариата являются:

а) прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

б) регистрация документов,

в) машинописные работы,

г) распределение телефонных звонков,

д) отправка документов,

е) информационно-справочная работа с документами.

Основными задачами Общего отдела ОАО «АРТИ-Завод» являются:

  1. Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы.
  2. Методическое руководство   и   контроль   за  организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.
  3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
  4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
  5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.
  6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.
  7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ОАО «АРТИ-Завод» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями завода.

Все документы, поступающие на ОАО «АРТИ-Завод» проходят:

а) первичную обработку,

б) предварительное рассмотрение,

в) регистрацию, рассмотрение руководством,

г) передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-референтом с целью распределения поступивших документов на:

  1. направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
  2. направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.

На рассмотрение руководства завода передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов в секретариат осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой  секретарь-референт обязан проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие кол-ва экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ ОАО «АРТИ-Завод» ведет учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов секретариатом службы ДОУ ОАО «АРТИ-Завод» [59, c.12]:

  1. автор (корреспондент);
  2. название документа;
  3. дата документа;
  4. индекс документа;
  5. дата поступления документа (для входящих);
  6. индекс поступления документа (для входящих);
  7. заголовок документа или его краткое содержание;
  8. резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  9. срок исполнения;
  10. отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
  11. номер дела.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ ОАО «АРТИ-Завод».

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль осуществляет начальник общего отдела, который включает в себя:

  1. постановку документа на контроль;
  2. проверку своевременного проведения документа до исполнителя;
  3. проверку и регулирование хода исполнения;
  4. учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки  контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Начальником общего отдела ОАО «АРТИ-Завод» осуществляются следующие операции:

  1. формирование картотеки контролируемых документов;
  2. направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;
  3. выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
  4. напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
  5. получение информации о ходе и результатах исполнения;
  6. запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
  7. регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
  8. сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
  9. снятие документов с контроля по указанию руководителей;
  10. формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия на ОАО «АРТИ-Завод» составляется номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается начальником общего отдела, ответственным за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме  и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документа; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел учитывается, что заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

  1. название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.)
  2. название предприятия или его структурного подразделения;
  3. адресат или корреспондент документа;
  4. краткое содержание документов дела;
  5. даты (период), к которым относятся документы дела;
  6. указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка  в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.

По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

 При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: “Документы по вопросам повышения качества продукции”).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

Для группировки переписки  используется корреспондентский признак.  При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело помещаются документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел на ОАО «АРТИ-Завод» учитываются следующие требования:

  1. документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
  2. подлинники оделяются от копий;
  3. годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
  4. утвержденные документы - от их проектов;
  5. включаются в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.

Документы в деле располагаются в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

В службе ДОУ ОАО «АРТИ-Завод» приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные  распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо  от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3  года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

На ОАО «АРТИ-Завод» отсутствует архив и документы передаются в государственный архив на договорной основе.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по “Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения”.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2  группы:

  1. дела по личному составу;
  2. дела по основной (производственной )деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности.  В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА В СИСТЕМЕ СЛУЖБЫ ДОУ ОАО «АРТИ-Завод»

2.1. Организация работы с документами   секретаря-референта в службе ДОУ ОАО «АРТИ-Завод»

Успех управленческой деятельности в значительной степени за­висит от того, насколько быстро и качественно происходит обработ­ка всей необходимой документации, движение которой осуществля­ется по определенным маршрутам от места составления или поступ­ления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называет­ся документооборотом. Он должен быть организован таким обра­зом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. [38, c.215]

Правильная организа­ция работы с документами зависит от того, насколько четко разде­лены функции и обязанности между работниками предприятия. Точ­ное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с доку­ментами.

В обязанности секретаря-референта в плане работы с документами входит:

а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

б) оформление  (в том числе печатание) и рассылка документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;

в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

г) оформление протоколов рассылок выписок из них;

д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

ж) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации.

На секретаря возлагается обязанность упорядочения информационного потока руководителя, ограничение его от «информационного шума».

Ког­да работа над документом завершена, на документе про­ставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-рефе­ренту для подшивки в дело.

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

а) составление проекта документа секретарем-референтом;

б) согласование проекта документа с компетентными лицами;

в) проверка правильности оформления проекта документа;

г) подписание документа руководителем;

д) регистрация документа;

е) отправка документа адресату;

ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем-рефернтом и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложе­ния к нему, правильность оформления документа, наличие необходи­мых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземп­лярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составля­ются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исхо­дящих документов.

При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует раз­множение документа.

Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями-референтами. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО).

Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю-референту.

Регистрация входящих документов осуществляется секретарем-референтом путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем  генерального директора.

В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация – отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка.

После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему.

Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются его секретарем-референтом  ему на рассмотрение.

В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем-референтом Генерального директора в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю-референту ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваются в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их под­готовка и оформление осуществляются в соответствии с общими пра­вилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:

а) составление проекта документа;

б) согласование;

в) проверка правильности оформления;

г) подписание документа руководителем;

д) регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами органи­зуется согласно правилам работы с входящими документами и вклю­чает следующие этапы:

а) передача документа секретарю-референту;

б) контроль его исполнения;

в) исполнение;

г) подшивка исполненного документа в дело.

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации.

Особенность конфиденциального документа в том, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты.

Конфиденциальный характер включенной в документ информации обозначается грифом ограничения доступа к документу, который инициирует выделение его из общего потока и обработку в специальном режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного внимания и контроля.

Гриф ограничения доступа или гриф конфиденциальности представляет собой реквизит, который проставляется на носителе информации или сопроводительном документе.

Под обозначением грифа всегда указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа – «Лично», «Только» адресату» и др.

Документы и информация, отнесенная к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, тайне страхования), как правило, грифа ограничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиденциальными. В данном случае конфиденциальны массивы документов в целом, например: истории болезни, массивы учетных персональных данных и др.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться гриф (надпись, штамп), предполагающий особое внимание к сохранности такого документа. Например: «Информация особого внимания», «Копии не снимать»,  «Хранить в сейфе» и т.д.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

а) секретарем на стадии подготовки проекта документа;

б) руководителем на стадии согласования или подписания документа;

в) адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в службе конфиденциальной документации.

После снятия грифа документ передается в службу открытой документации организации. Об изменении или снятии грифа делается отметка на самом документе, удостоверенная росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам в организации.

В целях своевременного изменения или снятия грифа конфиденциальности с документов рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки конфиденциальных документов и выявлять те документы, которые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов.

2.2. Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя

В обязанности секретаря-референта входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, организация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетителей и беседы с ними, командировки. [20, c. 17]

Все вызовы руководителя по телефону должны идти только через секретаря-референта и “фильтроваться” - оцениваться с точки зрения их важности и срочности.

При ведении служебных разговоров по телефону, секретарь-референт должен:

а) точно знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время;

б) уметь выделять вопросы, действительно относящиеся к компетенции данного руководителя и других работников;

в) отсылать абонента к тому работнику, который может решить вопрос по существу.

Однако, кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения, секретарь должен уметь правильно вести разговор по телефону.

Секретарь обязан придерживаться следующих правил ведения служебного разговора:

а) быстро отвечать на вызов, так как долгое ожидание тягостно для абонента, а звуковой раздражитель  (долго звучащий звонок) особенно вредно действует на нервную систему работника;

б) сняв трубку, немедленно назвать учреждение и свою фамилию. Абонент должен знать с кем он разговаривает. Если произошла ошибка при наборе номера, недоразумение сразу же разъясняется и не повлечет за собой потери времени обоих собеседников. Кроме того, такое начало разговора заставляет собеседника называть себя и изложить свой вопрос;

в) если дело касается  руководителя, секретарь: либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой, просит собеседника позвонить в другое время, которое должно быть совершенно точно определено, а не просто “завтра”, “на той неделе”, или “через пару дней”. При этом секретарь должен записать, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу. Эта запись, переданная руководителю, даст ему возможность, если нужно, подготовится к предстоящей беседе, провести ее быстро и точно;

г) в случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.д.) секретарь должен сообщить фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника;

д) если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает собеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.   

Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарю приходится вести телефонные переговоры и иных видов, в частности, передать по поручению руководителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, наводить необходимые справки и т.д. 

Ведение переговоров такого типа также требует навыков и соблюдения определенных правил.

Если передаваемые сведения не оформляются в виде телефонограммы (которая готовится, редактируется и подписывается соответствующим работником), нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе  разговора не было досадных оговорок, пауз, вызываемых спешными поисками в документах недостающих или забытых сведений. Особенно важно тщательно соблюдать это правило при ведении междугородных переговоров, где краткость и точность беседы должны стать обязательным условием, так как, во-первых, не следует долго занимать телефонную сеть, а во-вторых, такие переговоры оплачиваются учреждением по высокому тарифу.

На рабочем месте секретаря необходимо иметь телефонные справочники. Причем для постоянных абонентов должна быть заведена специальная картотека или телефонная книга, в которой можно, было бы легко и быстро отыскать нужный телефон, не полагаясь на память и не предпринимая долгих поисков в общем городском телефонном справочнике. Специальная справочная картотека значительно сокращает время поиска нужного абонента.

Необходимо заботиться о том, чтобы по возможности не нарушать распорядок дня собеседника. Это вполне выполнимое требование, когда речь идет о сотруднике своего учреждения  или о постоянных абонентах. Нужно избегать звонить им в те часы дня, когда они заняты срочной работой, участвуют в совещаниях и т.д.

Постоянной обязанностью секретаря-референта является также не только передавать, но и получать по телефону какую-то информацию, отвечать на запросы, давать справки. В этом случае секретарь обязан  руководствоваться следующими правилами:

а) для записи поступающей информации секретарь-референт должен всегда иметь наготове бумагу и ручку. В этом случае гораздо удобнее работать, когда свободны обе руки, для чего может быть использован телефонный усилитель громкости;

б) чтобы иметь возможность быстро ответить на вопрос о текущих делах, секретарь-референт должен применять в работе наиболее рациональные контрольные и справочные  картотеки и уметь пользоваться ими;

в) для выдачи справок секретарь должен иметь список телефонов своего учреждения, городской телефонный справочник, справочники улиц города, движения транспорта и т. д.;

г) в случаях,  когда для выдачи справки  необходимо специально отыскать какие-то, данные, не следует оставлять телефонный аппарат и заставлять ждать собеседника больше чем  1-2 минуты. В течение этого времени  следует один или два раза взять трубку, чтобы собеседник, зная, что о нем не забыли и для него работают. Если требуются более продолжительные поиски, необходимо сразу предупредить об этом собеседника и взять номер его телефона, с тем чтобы не отвлекать его надолго от работы, а позвонить ему после того, как будут найдены интересующие его сведения;

д) если секретарь-референт не может ответить на поставленный вопрос, он должен направить собеседника к соответствующему компетентному сотруднику.

Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все более сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих специалистов, без обсуждения и обмена информацией.

Самое важное в работе секретаря-референта по организации совещания - подготовка необходимой для его проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участников. Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, полученная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время его проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив материал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обоснованное  мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эффективных решений.

На этом этапе работы секретарь-референт обязан: своевременно подобрать необходимые материалы; позаботится о размножении собранных материалов, для чего он обязан воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и уметь обращаться с рядом копировальных  и множительных аппаратов и, если совещание проводится лишь узким кругом специалистов, отпечатать для него материалы; проследить, чтобы материалы совещания были своевременно доставлены всем его участникам.

Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять секретарь при подготовке конференций или широких, совещаний с участием представителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений. В этом случае секретарь-референта обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотрудникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлением и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку пригласительных билетов. Если круг участников  совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому производится рассылка материалов и который в последствии служит для регистрации прибывших на совещание.   

Секретарь-референт обязан оформить места в гостинице.

Накануне дня совещания секретарь обязан:

а) если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографисток;

б) вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу участников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправность аппаратуры (микрофонов, магнитофонов);

в) проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в места регистрации участников совещания.      

В день проведения совещания, примерно за час до его начала, секретарю необходимо:

а) проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регистрации;

б) проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для прикрепления чертежей. 

Перед самым началом совещания секретарь самостоятельно или с помощью  других сотрудников проводит регистрацию участников совещания. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по спискам, заранее  отпечатанным по форме № 8.

Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных билетов.

Во время совещания секретарь обязан проследить, чтобы все документы совещания - протокол, решения - были оформлены правильно, в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, разработанными в настоящее время у нас в стране.

После окончания совещания секретарь:

а) перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания;

б) контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи;

в) устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых решений совещания;

г) организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или типографии;

д) согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания;

е) организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.

Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и ответственных обязанностей секретарей.

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представителя данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.

Много рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем записать на прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения.

Организуя прием сотрудников своего учреждения, секретарь обязан:

а) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;

б) довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия), если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Секретарь согласовывает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.

Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данного руководителя, секретарь докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сроке.

Секретарь при этом обязательно должен записать дату и час приема, а так же фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений.

C особым вниманием и тщательностью секретарь должен относится к организации приема.

От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа секретаря по организации приема граждан заключается в следующем:

а) секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено;

б) секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторном посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущего прием, все имеющиеся по данному вопросу документы;

в) в соответствующих графах карточек или журнала секретарь делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает справки посетителям лично или по телефону;

г) секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководителя необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан.

Определенная часть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря, который:

а) готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение;

б) наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибытия, информирует об этом работника и, получив от него указания о выборе транспорта и времени поездки, приобретает билеты;

в) обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командировки по существу. Секретарь:

а) подбирает всю необходимую для командируемого информацию;

б) готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, договоры и т. д.;

в) печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставляет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудниками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения руководителя из командировки, секретарь:

а) информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

б) по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки  (перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подразделения);

в) оформляет отчетные документы.

2.3. Совершенствование работы секретаря-референта в составе службы ДОУ на ОАО «АРТИ-Завод»

При совершенствовании организации работы секретаря-референта в службе ДОУ Завода можно предложить следующие мероприятия.

Организация труда должна включать в себя решение следующих вопросов:

  • Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.
  • Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.
  • Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормирование труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

  • Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.

Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных  обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным предписанием, кроме должностей руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Так как секретарь-референт Генерального директора является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям.

В целях совершенствования работы с документами в ОАО  «АРТИ-Завод» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

Первичная обработка входящих документов.

Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. На  Заводе должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы секретаря по первичной обработке входящей документации.

В секретариате службы ДОУ из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации регистрируются все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Предлагается сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню документов, не подлежащих регистрации.

Также при анализе процесса фиксации документов было выявлено нарушение современных требований: регистрация приказов по личному составу и по основной  деятельности Завода осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для более быстрого поиска исходящих документов рекомендуется в индексе, помимо порядкового номера, проставлять номер структурного подразделения.

Также, в секретариате Генерального управления ведется  «Журнал регистрации исходящих факсов», где фиксируются все документы (бухгалтерские счета, поздравительные сообщения и т.д.) отправляемые по факсимильному аппарату, в том числе и исходящие письма, для которых это является повторной регистрацией. С точки зрения оптимизации документооборота,  данный журнал является лишним, так как исходящие письма регистрируются  в «журнале исходящих документов», а остальные документы должны регистрироваться в структурных подразделениях. Для фиксирования факта принятия документа, отправляемого по факсимильному аппарату, предлагается указывать на оборотной стороне должность и фамилию лица, принявшего документ.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик. 

Именно такая ситуация сложилась в делопроизводстве ОАО «АРТИ-Завод» до создания Общего отдела. Документы сформированы  в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках руководителей и специалистов структурных подразделений; никогда не проводилась экспертиза ценности  документов; архив в структуре Завода отсутствовал.

Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками службы документационного обеспечения управления стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования Завода.

Номенклатура дел составляется по установленной форме, в конце текущего года на следующий календарный год.

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям или направлениям деятельности Завода. В такой крупной организации, имеющей разветвленную структуру, удобнее всего выделять в виде разделов наименования структурных подразделений. 

Первым разделом, независимо от его места в штатном расписании, должна быть служба документационного обеспечения управления (Общий отдел). Это связано с тем, что именно в службе документационного обеспечения управления создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность руководства Завода.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы Завода. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен. Также в номенклатуру дел надо включить все справочные журналы, электронные документы и базы данных.

При составлении номенклатуры дел,  необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

При разработке номенклатуры дел рекомендуется привлечь руководителя структурного подразделения, его заместителей,  который обязан оказывать методическую помощь – разъяснить методику составления и оформления. В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты [58, c. 23]:

  1. наименование организации;
  2. наименование структурного подразделения;
  3. название вида документа;
  4. место составления;
  5. на какой год составляется номенклатура дел;
  6. названия разделов;
  7. гриф утверждения;
  8. гриф подписания.

На ОАО «АРТИ-Завод» формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, акты, контракты). В отделах с большим объемом  документов для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Также при формировании дел, секретариату ОАО «АРТИ-Завод»  предлагается помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В ходе наблюдения за работой секретаря-референта выяснилось, что оформлению дел придавалось лишь формальное значение, не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует основным требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов.

На обложках дел, как долговременного хранения, так и дел временного хранения,  указывалось  только приблизительное название дела («счета», «разное», «договоры»).  В связи с этим секретарям Генерального управления и лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях необходимо оформить все реквизиты обложки дела:

  1. наименование организации;
  2. структурного подразделения;
  3. индекс дела;
  4. номер дела (тома, части);
  5. заголовок дела;
  6. дата дела (тома, части);
  7. количество листов в деле;
  8. срок хранения дела.

ОАО «АРТИ-Завод»  является крупной компанией  с большим объемом документации, который год от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство Завода, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководителем Общего отдела ОАО «АРТИ-Завод».

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Повышение эффективности работы аппарата управления и его секретариата может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность  работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такой крупной организации как ОАО «АРТИ-Завод», наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу Федерального закона «Об электронной подписи», стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие [52, c. 35]:

а) регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

б) регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

в) списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

г) осуществление контроля   за исполнением поручений;

д) поиск документов.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем  весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

а) на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

б) какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

в) какова организация распределенния, хранения и обмена документами между офисами Завода, эффективность сетевого взаимодействия;

г) определиться с финансовыми затратами.

 При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для завода.

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

  1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
  2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
  3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
  4. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
  5. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
  6. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
  7. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело»  или «Босс-референт») также позволит:

  1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
  2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.
  3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном исследовании мы рассмотрели организацию работы секретаря-референта в структуре службы ДОУ на ОАО «АРТИ-Завод».

Проведенный анализ организации работы службы ДОУ на ОАО «АРТИ-Завод» позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания завода:

  1. Внести изменения в следующие этапы делопроизводства:

а)  первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

б) регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

в) формирование и оформление дел  (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела);

г) при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы;

  1. Необходимо составить номенклатура дел завода с учетом сроков хранения документов.
  2. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
  3. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Завода предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).
  4. Необходимо приступить к созданию архива для документов завода.
  5. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработка документов осуществляется традиционным способом, но расширение организационной структуры, появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение  современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов завода позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания завода, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупного предприятия.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом завода, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

  1. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело. 2005. №1. с. 79-83.
  2. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело. 2006. №4. С. 81-85
  3. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело. 2001. №2. С. 90-101.
  4. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации  // Секретарское дело. 2002. №1. С. 86-93.
  5. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело. 2003. №3. С.23-26.
  6. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство. 2005. №1. С. 34-39.
  7. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство. 2001. №1. С. 32-38
  8. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело. 2004. №3. С. 19-23.
  9. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. 2006. №3.С.87-90.
  10. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. 2005. №2.  С. 45-49.
  11. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. 2001. №1. С. 36-41.
  12. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2005. №1. С. 29-32.
  13. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело. 2006. №2. С. 21-25.
  14. Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 2003. – 120 с.
  15. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело. 2006. №2. С.16-20.
  16. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 2005. – 56 с.
  17. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1999. – 271 с.
  18. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. 2001. №3. С. 31-34.
  19. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело. 2001. №3. С. 23-26.
  20. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело. 2004. №3. С. 24-29.
  21. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2006. №4. С. 23-28.
  22. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. 2004. №3, С.42-45.
  23. Казанцев С.Ю. Новое слово в делопроизводстве // Элитная недвижимость. 2001. №3. С. 81-84.
  24. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2004. №1. С. 35-39.
  25. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра". 2006. № 3. С. 13-19.
  26. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2006 - 232 с.
  27. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело. 2001. №3. С. 23-29.
  28. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 2001. №4. С. 24-29.
  29. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство. 2006. №1. С. 41-46.
  30. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. 2006. №4. С. 23-28.
  31. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2001. №2. С. 27-32.
  32. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело. 2006. №3. С. 33-39.
  33. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. 2003. №1. С. 31-37.
  34. Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело. 2005. №3. С. 27-31.
  35. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. 2005. №4. С. 3-5.
  36. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. 2002. №1. С.3-5.
  37. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез». 2002. - 384 с.
  38. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез». 2001. - 324 с.
  39. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. 2006. №1. 3-5.
  40. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 2005. №2. С. 3-6.
  41. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело. 2005. №1. С. 3-5.
  42. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: ВНИИДАД, 2004 - 137 с.
  43. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь. 2005. №4. С. 56-59.
  44. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2006 - 413 с.
  45. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. 2005. №4. С. 19-25.
  46. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. 2006. №1. С. 42-47.
  47. Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации // Секретарское дело. 2003. №2. С. 31-35.
  48. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело. 2000. №4. С. 32-36.
  49. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство. 2001. №2. С. 18-23.
  50. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело. 2003. №4. С. 19-24.
  51. Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело. 2004. №2. С. 30-34.
  52. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. 2002. №2. С. 10-13.
  53. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство. 2006. №1. С. 32-37.
  54. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство. 2001. №1. С. 29-34.
  55. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.: Проспект, 2006 - 80 с.
  56. Степанов Е.А. Контроль  исполнения документов и поручений // Секретарское дело. 2003. №2. С. 15-19.
  57. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М.: ВНИИЗДАД, 2004. - 73 с.
  58. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР, 2003. - 188 с.
  59. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. 2006. №1. С. 18-24.
  60. Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело. 2003. №4. С. 16-19.
  61. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. 2001. №1. С. 21-25.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ОАО «АРТИ – Завод»                               УТВЕРЖДАЮ

         Положение об общем отделе                      Генеральный директор

         ___________№__________                         ______________И.О.Ф.

г. Тамбов                                                    «_________»___________

  1. Общие положения

1.1 Общий отдел является структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2 Общий отдел входит в состав управления делами и подчиняется его начальнику.

1.3 Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения Генерального директора по представлению Начальника отдела.

1.4 В состав общего отдела входят:

1) Начальник Общего отдела.

2) Секретарь-референт Генерального директора.

3) Секретарь-референт по общим делам.

1.5 Отдел в своей работе руководствуется:

а) федеральными законами Российской Федерации;

б) указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

в) должностными инструкциями;

г) методическими рекомендациями государственной архивной службы,

действующими нормативами по вопросам ДОУ;

д) положением о службе делопроизводства;

е) инструкцией по делопроизводству.

  1. Основные задачи

Общий отдел выполняет следующие задачи:

2.1 обеспечение четкой организации делопроизводства в компании.

2.2 методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании.

2.3 сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.4 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

2.5 координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании.

2.6 обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.

2.7 обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.  

  1. Функции

Подразделение общего отдела осуществляет следующие функции:

3.1 Общий отдел осуществляет следующие функции:

а) разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

б) участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

в) осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности  приложений;

г) обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

д) обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

е) организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации;

3.2 Начальник Общего отдела осуществляет:

а) разработку внутренних нормативно – методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

б) осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

в) руководство деятельности секретариата.

3.3 Секретариат осуществляет:

 а) прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,

б) регистрацию документов,

в) машинописные работы,

г) распределение телефонных звонков,

д) отправку документов,

е) информационно – справочную работу с документами.

  1. Права

4.1 Отделы службы ДОУ для решения возложенных на него задач имеет право:

а) запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел прав и обязанностей;

б) вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях предприятия.

  1. Ответственность

5.1 Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на отдел задач и функций несет Начальник отдела.

5.2 Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

5.3 Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операцией с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

  1. Взаимоотношение с другими подразделения

6.1 Координацию взаимоотношений с подразделениями осуществляет начальник Общего отдела.

Начальник общего отдела

____________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 

 

     ОАО «АРТИ-Завод»

 «___»__________200_ г.

Должностная инструкция

Секретаря-референта Генерального директора

г. Тамбов

УТВЕРЖДАЮ        

Генеральный директор

______________И.О.Ф. «_____»_________200_г.

  1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь-референт должен знать:

- организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета.

1.5. Секретарь должен уметь:

а) работать на компьютере в среде  Windows, Word, Exсel.

б) печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

  1. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности Генерального директора и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8.   Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

  1. Обязанности

 3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

а) Сохранять конфиденциальность служебной информации.

б) Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

в) Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

г) Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

д) Обеспечивать сохранность документов.

  1. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

  1. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

  1. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными  подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

  1. Оценка деятельности

Секретарь в своей деятельности обязан:

а) руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

б) качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

  1. Порядок пересмотра должностной инструкции

8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.

Начальник общего отдела  ____________ Ф.И.О.

С инструкцией ознакомлен:

Секретарь-референт  Генерального директора___________Ф.И.О.                  

«___»__________200_г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 

 

 

     ОАО «АРТИ-Завод»

 «___»__________200_ г.

Должностная инструкция

Секретаря-референта

по общим делам

г. Тамбов

УТВЕРЖДАЮ        

Генеральный директор

______________И.О.Ф. «_____»_________200_г.

  1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт по общим делам является специалистом секретариата в службе ДОУ. Принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности,  настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

- организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета.

1.5. Секретарь должен уметь:

а) работать на компьютере в среде  Windows, Word, Exсel.

б) печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

  1. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности Завода, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Осуществляет оформление (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.2. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.3.   Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.4. Выполняет копировальные работы.

2.5. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.6. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.7.   Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в Общий отдел.

2.8.   Принимает и передает по телефону информацию для сотрудников; организует телефонные переговоры.

2.9.   Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в Общий отдел сводки о составе и объеме документооборота.

  1. Обязанности

 3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

а) Сохранять конфиденциальность служебной информации.

б) Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

в) Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

г) Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

д) Обеспечивать сохранность документов.

  1. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

  1. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2.  Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

  1. Взаимосвязи по должности

Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными  подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

6.2. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

6.3. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

  1. Оценка деятельности

Секретарь в своей деятельности обязан:

а) руководствоваться настоящей должностной инструкцией;

б) качественно и своевременно выполнять возложенные на него функции и обязанности.

  1. Порядок пересмотра должностной инструкции

8.1. Инструкция подлежит пересмотру и утверждению один раз в год.

8.2. Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем кадровой службы с последующим утверждением директора по производства.

Начальник общего отдела  ____________ Ф.И.О.

С инструкцией ознакомлен:

Секретарь-референт  по общим делам___________Ф.И.О.                  

«___»__________200_г.