Билет №87


87. Документационное обеспечение управления как основа информационного обеспечения управленческой деятельности.

Понятие и назначение документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) -- это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документационное обеспечение управления охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.

Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:

  1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
  2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
  3. Государственная система документационного обеспечения управления;
  4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
  5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
  6. Государственные стандарты и документацию;
  7. Унифицированные системы документации;
  8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
  10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

Основными задачами Федерального архивного агентства являются:

  • оказание государственных услуг в области архивного дела;
  • государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
  • обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Требования к управленческим документам. Унификация и стандартизация управленческой документации.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Оформление реквизитов документов



Что Вы посещаете?
  1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
  2. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
  3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.
  4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
  5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
  6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
  7. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.
  8. Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
  9. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не указывают.
  10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 1 сентября 2000 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.09.01.
  11. Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкого номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
  12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
  13. Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
  14. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
  15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
  16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
  17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
  18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета». Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
  19. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».
  20. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
  21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
  22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
  23. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
  24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего Документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.
  25. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
  26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
  27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
  28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:
  • краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
  • слова «В дело»;
  • номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
  1. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
  2. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

  • разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
  • внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
  • ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
  • разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
  • разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Организация работы с документами.

Что Вы посещаете?

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

  • Прием и первичная обработка поступающих документов;
  • Предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • Регистрация документов;
  • Информационно-справочная работа;
  • Направление на исполнение;
  • Контроль исполнения;
  • Исполнение документов;
  • Отправка документов адресатом;
  • Формирование дел в соответствии с номенклатурой;
  • Хранение и использование документов в текущей деятельности;
  • Подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на 3 документопотока:

  1. Входящие(поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы и т.д.), документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.) предложения, заявления и жалобы граждан и др.
  2. Исходящие(отправляемые) документы (письма, отчеты, распорядительные документы и т.д.) несут информацию, выработанную органами управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.
  3. Внутренние(не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и др.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Для каждого из документопотоков в организации составляется схема работы.

  1. 3. В организации прием и первичную обработку документов могут осуществлять:
  • Специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);
  • Сотрудник службы ДОУ (экспедитор);
  • Секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т.д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ:

  1. Проверяетсяправильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
  2. Производитсясортировка корреспонденции на вскрываемую и нескрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция.

 Не вскрывается:

  • Конверты с надписью «лично»
  • Документы, адресованные общественным организациям
  • Упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

  1. Определяется необходимость сохранения упаковки.

Конверты сохраняются в тех случаях если:

  • Получена доплатная корреспонденция;
  • Адрес отправителя написан только на конверте;
  • Дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.
  1. Проверяется комплексность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, становится в известность отправитель письма, затем составляется акт. На сортировку документ передается вместе с этим актом.
  2. Проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» (от руки или с помощью специального штампа). Отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя.

Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию.

На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении рекомендуется проставлять также часы и минуты поступления.

Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем проставляют только регистрационный номер.

  1. Производится предварительное рассмотрение и распределение документов.

На этом этапе сотрудник службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию на 2 потока: между руководством организации и структурными подразделениями или конкретным исполнителем.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов:

  1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т.д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок; например срок исполнения служебного письма – 10 дней; остальные сроки можно узнать в «Перечне типовых сроков исполнения документов»).

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

2.Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства (это документы, адресованные в структурные подразделения конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией).

  1. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут (не регистрируются поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые др. документы). В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации.

Большинство же документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления и жалобы граждан.

  1. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).
  2. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отравителю или передаются по назначению.

Такие предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы или в журнале регистрации входящий корреспонденции или в РКК.

(ПРИМЕР)

  1. Регистрация документов– это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимым сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

  • Учет количества документов;
  • Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
  • Обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
  • Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).

Службой ДОУ должен разработаться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях (плановые, бухгалтерские, финансовые и др. документы) и перечень документов, регистрируемых в службе ДОУ.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ееоднократность. В связи с этим при повторной регистрации недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в службе ДОУ.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей:

  1. порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
  2. номера дела по номенклатуре дел.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени (документооборот менее 500 документов в год).

Журналы регистрации ведутся отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов.

Внутренние документы принято еще делить по видам и разновидностям.

Кроме того по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Во всех регистрационных журналах графы заполняются только в хронологической последовательности.

РКК позволяют более оперативно внести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную карточку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года. Специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Электронный документ и электронный документооборот.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми электронными документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме, действенное средство повышения эффективности управления в организациях.

В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др.

Кроме собственно документов важен и регламент работы с ними. Работа не по регламенту отнимает много времени. Дублирование документов, их потеря, неэффективный способ их прохождения могут существенно усложнить работу, повышают вероятность допущения ошибки вследствие, например, потери нужной информации.

Электронный документооборот способствует документационному обеспечению управлением производства, организаций, а также процессов проектирования ИС. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.

Что Вы посещаете?

Что Вы посещаете?