Билет №88
88. Информационные системы в управлении и экономике.
Понятие и значение автоматизированных информационных систем в управлении и экономике.
Управление – это изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели и является процессом информационным. То есть для правильного рационального управления необходима постоянно обновляющаяся информация о состоянии объекта управления и окружающей среды. А для ее постоянного пополнения и изменения необходима машинная обработка, то есть использование ЭВМ.
В период информатизации общества формирование и производство информации становится важнейшим для ее полноценного применения.
Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления народным хозяйством и его звеньями, называется управленческой. Она представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и другого содержания.
Эффективность управленческой деятельности напрямую зависит от полноты обеспечения руководителя разносторонней и самой свежей информацией, так как только она позволяет ему принять наиболее рациональное управленческое решение, от которого зависит экономика предприятия. К такой информации относится состояние рынка на производимую предприятием продукцию, цены конкурентов, сведения о сырье и комплектующих и т.д.
В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Информационный ресурс включает множество разнообразной информации, используемой в процессе деятельности предприятия. Он накапливается, преобразуется, сохраняется, охраняется, изучается.
Важнейшей составляющей управленческой информации является экономическая информация, представляющая собой совокупность различных сведений экономического характера.
Экономическая информация имеет иерархический вид, то есть крупная единица информации делится на более мелкие, та еще на более мелкие и т.д.
Наиболее крупной единицей экономической информации является информационная система. Она складывается в процессе функционирования экономического объекта и охватывает всю ту совокупность информации, которая циркулирует внутри экономического объекта и связывает его с внешней средой.
Это огромная совокупность разнообразной информации, отображающей различные стороны деятельности предприятия. Она делится на подсистемы по различным признакам. Так по решаемым задачам выделяется подсистемы, хранящие информацию производственного характера, технического, бухгалтерского, планового и т.д.
Нынешнее состояние экономики России делает своевременную и точную информацию наиважнейшим фактором, определяющим успех практически любого бизнеса для ее своевременной и качественной обработки необходимо использование вычислительной техники. Поэтому в современном понимании термин «информационная система» предполагает автоматизированную информационную систему.
В кибернетике ( науке об управлении) под системой понимается совокупность различных элементов, связанных между собой определенными отношениями и обеспечивающими получение общего конечного результата.
Свойствами любой системы являются:
- сложность,
- делимость,
- целостность,
- разнообразие элементов и различие их природы,
- структурированность.
Информационная система (ИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
Информационная технология (ИТ) –системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.
Использование автоматизированных информационных технологий в производственной сфере, также как и в любой другой сфере способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Особенно это проявляется при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т.д.
Виды информационных систем и принципы их создания.
Классификация ИС по признаку структурированности задач.
Различают три типа задач, для которых создаются ИС: структурированные (формализуемые), неструктурированные (не формализуемые) и частично структурированные.
Структурированная задача – задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.
Неструктурированная задача – задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связь.
В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решений. Целью использования ИС для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.
Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связанно с большими трудностями. Возможности использования здесь ИС невелики. Решение в таких случаях принимается человеком на основе, своего опыта и косвенной информации из разных источников.
В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известно лишь часть их элементов и связи между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать ИС. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определенную роль. Такие ИС являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает человек.
Классификация ИС по функциональному признаку.
Функциональный признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура ИС может быть представлен как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации ИС.
В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации ИС, являются: производственная, маркетинговая, финансовая и кадровая.
Производственные ИС связанны с непосредственным выпуском продукции и направлены на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.
ИС маркетинга включает в себя:
- анализ рынка производителей и потребителей выпускает продукции, анализ продаж;
- организация рекламной компании;
- рациональную организацию материально- технического снабжения.
Финансовые и учетные ИС занимаются организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической и оперативной информации.
ИС кадров направлены на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.
Прочие ИС выполняют вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.
Классификация ИС по уровням управления.
- Информационные системы оперативного (операционного) уровня.
ИС оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты и т.д.). назначение ИС на этом уровне – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, ИС должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.
- ИС функционального (тактического) уровня.
а) ИС специалистов
ИС этого уровня помогают специалистам, работающим с данными повышать продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. Задача подобных ИС – интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.
В этом классе ИС можно выделить две группы:
- ИС офисной автоматизации;
- ИС обработки знаний.
ИС офисной автоматизации в следствии своей простоты и многопрофильности активно используется работниками любого организационного уровня. Наиболее часто их применяют работники средней квалификации: бухгалтеры, серетари.
Основная цель – обработка данных повышении эффективности их работы и упрощении канцелярского труда.
ИС обработки знаний, в том числе и экспертные системы, вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. Их работа заключается в создании новой информации и нового знания.
б) ИС для менеджеров среднего звена.
ИС уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого звена.
Основные функции этих ИС:
- сравнение текущих показателей с прошлыми;
- составление периодических отчетов за определенное время;
- обеспечение доступа к архивной информации и т.д.
На этом уровне можно выделить два типа информационных систем:
- управленческие (для менеджмента);
- системы поддержки принятия решений.
Управленческие ИС имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной и еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.
Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и д.р.
3) Стратегические ИС.
Стратегическая ИС – это компьютерная ИС, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.
ИС стратегического уровня помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи и осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача – сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы.
Классификация по степени автоматизации.
В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой ИС определяются как ручные, автоматические, автоматизированные.
Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.
Автоматические ИС выполняют все операции по переработке информации без участия человека.
Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, а также технических средств, причем главная роль отводится компьютеру.
Классификация по характеру использования информации.
Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных.
Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.
Управляющие ИС вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных.
Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, т.к. для них характерны обработка знаний, а не данных.
Классификация по сфере применения.
ИС организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала.
Основными функциями подобных систем являются:
- оперативный контроль и регулирование;
- оперативный учет и анализ;
- перспективное и оперативное планирование;
- бухгалтерский учет;
- управление сбытом и снабжением и д.р. экономические и организационные задачи.
ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала.
ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии.
Основными функциями подобных систем являются:
- инженерные расчеты;
- создание графической документации;
- создание проектной документации;
- моделирование проектируемых объектов.
Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции.
Принципы создания
Принцип системности.
Системный подход предполагает учет всех этих взаимосвязей, анализ отдельных частей системы как ее самостоятельных структурных составляющих и параллельно -выявление роли каждой из них в функционировании всей системы в целом. Таким образом, реализуются процессы анализа и синтеза, фундаментальный смысл которых -разложение целого на составные части и воссоединение целого из частей.
Принцип системности заключается в том, что при декомпозиции должны быть установлены такие связи между структурными компонентами системы, которые обеспечивают цельность корпоративной системы и ее взаимодействие с другими системами.
Нельзя разрабатывать какую-либо задачу автономно от других и реализовывать только отдельные ее аспекты. Задача должна рассматриваться комплексно со всеми возможными информационными связями.
Принцип развития (открытости)
Заключается в том, что внесение изменении в систему, обусловленных самыми различными причинами (внедрением новых информационных технологии, изменением законодательства, организационной перестройкой внутри фирмы и т. п.), должно осуществляться только путем дополнения системы без переделки уже созданного, т. е. не нарушать ее функционирования. Реализовать данный принцип на практике достаточно сложно, так как он требует очень глубокой аналитической предпроектной работы. Необходимо разделить решаемые задачи на определенные группы и для каждой из них предусмотреть возможные направления развития (например, выход в глобальные сети, применение средств для сканирования документов, шифрование информации).
В любой фирме на протяжении ряда лет применяются традиционно сложившиеся методы и приемы управления. Но ситуация в компьютерном мире и в сфере экономики изменяется постоянно: модифицируется элементная база компьютеров, что делает их более мощными; появляются новые средства передачи и хранения данных; расширяются границы доступа к данным; вступают в силу новые законы и т.д. Все это необходимо учитывать как при решении традиционных задач (корректировании технологии решения, методов ввода, вывода и передачи информации), так и при постановке новых задач, принципиальное решение которых оказывается возможным только в условиях новых технологий.
Если не отслеживать эти изменения и, тем более, не поспевать за ними, можно отстать от остальных пользователей и тем самым перс крыть доступ к общению с ними, а это абсолютно недопустимо, поскольку информационная изоляция имеет только негативные последствия.
Принцип современности
Заключается в том, что при создании системы должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами согласно установленным правилам. В современных условиях это особенно касается сетевых связей локального и глобального уровней.
Принцип стандартизации (унификации)
При создании системы должны быть рационально использованы типовые, унифицированные и стандартизованные элементы, проектные решения, пакеты прикладных программ, комплексы, компоненты.
Задачи необходимо разрабатывать таким образом, чтобы они подходили к возможно более широкому кругу объектов. Игнорирование именно этого принципа привело в свое время к тому, что подсистема УК, несмотря на традиционный перечень задач и алгоритмов их решения, разрабатывалась на каждом предприятии самостоятельно, что привело к совершенно неоправданному расходу трудовых, материальных, финансовых и временных ресурсов.
Принцип эффективности
Предусматривает достижение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты, отражающиеся на прибыльности и получаемые по окончании внедрения автоматизации в управленческие процессы.
Структура информационной системы. Жизненный цикл информационной системы.
Структуру ИС составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.
Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.
Общую структуру ИС можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими.
Структура ИС как совокупность обеспечивающих подсистем
Информационное обеспечение
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирование информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
- классификацию и рациональное представление информации.
Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Она состоит из двух последовательно реализуемых этапов:
1 этап – обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:
- понять специфику и структуру ее деятельности;
- построить схему информационных потоков;
- проанализировать существующую систему документооборота;
- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов, описывающих их свойства и назначение.
2 этап – построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на первом этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно – логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.
Для создания информационного обеспечения необходимо:
- ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;
- выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;
- совершенствование системы документооборота;
- наличие и использование системы классификации и кодирования;
- создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.
Техническое обеспечение.
Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы ИС, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Комплекс технических средств составляют:
- компьютеры любых моделей;
- устройство сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
- устройства передачи данных и линий связи;
- оргтехника и устройства автоматического съема информации;
- эксплуатационные материалы и др.
Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.
Документацию можно условно разделить на три группы:
- общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;
- специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;
- нормативно – справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.
К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения: централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.
Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
Перспективным подходом считается частично децентрализованный подход – организация технического обеспечения на базе распределительных сетей, состоящих из персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.
Математическое и программное обеспечение.
Математическое и программное обеспечение – это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач ИС, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
К средствам математического обеспечения относятся:
- средства моделирования процессов управления;
- типовые задачи управления;
- методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.
В состав программного обеспечения входят общественные и специальные программные продукты, а также техническая документация.
К общественному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.
Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.
Организационное обеспечение.
Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.
Организационное обеспечение реализует следующие функции:
- анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;
- подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;
- разработку управленческих решений по составу и структуре организации, а также методологии решении задач, направленных на повышение эффективности систем управления.
Правовое обеспечение.
Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирования ИС, регламентирующих порядок получения преобразования и использования информации.
Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы.
Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:
- статус информационной системы;
- права, обязанности и ответственность персонала;
- правовые положения отдельных видов процесса управления;
- порядок создания и использования информации.
Жизненный цикл ИС является производной жизненного цикла информации, информационных продуктов и услуг и технических средств.
Стадии жизненного цикла для информационных систем в различных отраслях человеческой деятельности, по сути, одинаковы:
1) постановка задачи,
2) проектирование услуг,
3) разработка и развертывание,
4) гарантированное предоставление услуг,
5) модернизация или ликвидация услуги.
Жизненный цикл создания и использования компьютерных программ отражает различные их состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данном программном изделии и заканчивая моментом его полного выхода из употребления у всех пользователей.
Традиционно выделяются следующие основные этапы жизненного цикла программного обеспечения:
1) анализ требований,
2) проектирование,
3) кодирование (программирование),
4) тестирование и отладка,
5) эксплуатация и сопровождение.
Разработчики стремятся сделать максимально возможным период жизненного цикла информационных продуктов и услуг. Для большинства современных компьютерных программ длительность жизненного цикла равна двум–трём годам, хотя встречаются программы, существующие десять и более лет. Для увеличения этого периода необходимо постоянно осуществлять маркетинговые и иные мероприятия по их поддержке.
Определённое время после снятия программного продукта с продажи может осуществляться его сопровождение. Отказ от продолжения выпуска и сопровождения программного продукта или от предоставления информационных услуг обычно обусловлен их неэффективностью, наличием неустранимых ошибок и отсутствием спроса.
Жизненный цикл ИС представляет собой модель ее создания и использования. Модель отражает различные состояния информационной системы, начиная с момента возникновения необходимости в данной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из употребления у всех пользователей.
Под моделью жизненного цикла понимается структура, определяющая последовательность выполнения и взаимосвязи процессов, действий и задач, выполняемых на протяжении всего ЖЦ.
Модель ЖЦ зависит от специфики информационной системы, а также специфики условий, в которых последняя создается и функционирует.
Наибольшее распространение получили три модели жизненного цикла информационных технологий: каскадная, поэтапная и спиральная.
Каскадная модель или «водопад» используется в технологиях, ориентированных на переход к следующему этапу после полного окончания работ на предыдущем этапе .
Недостатком такой модели является то, что реальный процесс создания ИС обычно полностью не укладывается в такую жесткую схему. Практически постоянно возникает потребность возвращаться к предыдущим этапам, уточнять или пересматривать ранее принятые решения. В результате затягиваются сроки получения результатов, а пользователи могут вносить замечания лишь по завершению всех работ с системой. При этом модели автоматизируемого объекта могут устареть к моменту их утверждения.
Поэтапная модель обычно включает промежуточный контроль на любом этапе и межэтапные корректировки. Обеспечивает меньшую трудоемкость по сравнению с каскадной моделью, но время жизни каждого этапа становится равным всему жизненному циклу. Межэтапные корректировки позволяют уменьшить трудоемкость процесса разработки по сравнению с каскадной моделью.
Спиральная модель характеризуется тем, что на начальных этапах ЖЦ осуществляются выработка стратегии, анализ требований и предварительное детальное проектирование. При этом создаются прототипы (макеты), позволяющие проверить и обосновать реализуемость технических решений. Каждый виток спирали соответствует поэтапной модели создания фрагмента или версии изделия. На нём уточняются цели и характеристики проекта, определяется его качество, и планируются работы следующего витка спирали. В результате выбирается обоснованный вариант, который и реализуется.
