Доклад к дипломной работе "Семиотика в работе секретаря-референта"


Семиотика ставит своей целью создание общей теории знаков во всех их формах и проявлениях: как у человека, так и у животных, как в норме, так и патологии, как в языке, так и вне его, как в индивиде, так и в обществе. Таким образом, семиотика – это интердисциплинарная сфера.

Широкий интерес к этой области вызван отчасти верой в то, что знаковые процессы более высокого уровня (часто называемые символами) имеют важнейшее значение для понимания человека и его действий. Эрис Кассирер называл человека «символическим животным» (animal symbolicum), вместо «разумного животного» (animal rationale), и многие современные исследования показали обоснованность такой концепции.

Термин «семиотика» (semiotic) был воспринят Джоном Локком у греческих стоиков, которые в свою очередь испытали слияние традиции греческой медицины, трактовавшей диагноз и прогноз как знаковые процессы. Широкое распространение в наши дни термин «семиотика» получил благодаря Чарлзу С. Пирсу (1839 – 1914), который следовал словоупотреблению Локка. Используются также термины «сигнифика» (signifies) и «семантика», хотя сейчас наблюдается тенденция употреблять термин «семантика» как название только одной отрасли семиотики.

В прошлом основной вклад в общую теорию знаков внесли философы и лингвисты, но в настоящее время большая работа в этой области ведется также психологами, психиатрами, эстетиками, социологами, антропологами.

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен работой доказать руководителю, что может работать самостоятельно.

Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и специальных навыков, но и отличного знания языка и безупречной грамотности.

Объект настоящего исследования – организация работы секретаря-референта генерального директора.

Предмет – исследование семиотических ошибок в работе референта руководителя.

Цель работы – проанализировать организация работы секретаря-референта руководителя.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

  1. Дать общие понятия о языке, стиле и лексике делового общения.
  2. Изучитьтребования, предъявляемые к работе секретаря-референта.
  3. Рассмотреть особенности соблюдения официально-делового стиля как основу деятельности референта руководителя.
  4. Дать организационно-экономическую характеристику ЗАО «Зингер».
  5. Проанализировать организацию службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на ЗАО «Зингер».
  6. Проанализировать организацию работы секретаря-референта руководителя на ЗАО «Зингер».
  7. Провести анализ семиотических ошибок в работе референта руководителя.
  8. Разработать рекомендации по использованию наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний в работе секретаря-референта.

В дипломной работе использовались следующие общенаучные методы исследования: анализ, синтез и др.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, восьми подпунктов, заключения, библиографического списка и приложения.

В ходе исследования мы изучили особенности семиотики в работе секретаря-референта руководителя и пришли к следующим выводам.

Языкoм дeлoвoro oбщeния являeтcя oфициaльнo-дeлoвoй cтиль - функциoнaльнaя paзнoвиднocть языкa, пpeднaзнaчeннaя для oбшeния в сфере yпpaвлeния. Пoд фyнкциoнaльнoй paзнoвиднocтью языкa пoнимается сиcтeмa языкoвыx eдиниц, пpиeмoв иx oтбopa и yпoтpeблeния, oбycлoвлeнныx coциaльньми зaдaчaми peчeвoгo oбщeния.

Лингвисты единодушны в том, что язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Она рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. С точки зрения лексики важнейшей стороной унификации текстов документов является использование языковых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней прктики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений, единиц измерения, предусмотренных государственными стандартами.

Bлaдeниe дeлoвым cтилeм - этo в знaчитeльнoй cтeпeни знaниe и умeниe yпoтpeблять языкoвыe фopмyлы. Bыpaжaя типoвoe coдepжаниe, языкoвыe фopмyлы oбecпeчивaют тoчнocть и oднoзнaчнocть понимaния тeкcтa aдpecaтoм, coкpaщaют вpeмя нa пoдгoтoвкy тeкcтa и егo вocпpиятиe.

Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, своеобразная модальность.

Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя.

Итак, с социологической точки зрения автором служебного документа является «коллективный субъект». Именно коллективный статус авторства в официально-деловой письменной речи обусловил тенденцию к унификации речевых средств на всех уровнях языка: синтаксиса, стиля, фразеологии, морфологии, словообразования.

Для содержания деловой документации характерна тенденция к ограниченной аспектации. Рекомендуется составлять документы письма по одному вопросу (аспекту), чтобы они не содержали тематически разнородную и логически не связанную информацию.

Компания «Зингер» было создана в Подольске в 1990 году для производства семейных (бытовых) швейных машин. Продажа швейных машин осуществлялась не только в России, но и в Китае, Турции, Иране, Балканских странах и других прилегающих территорий.

В 1931 году была создана первая отечественная промышленная швейная машина, а в дальнейшем завод сконструировал и изготовил около 200 классов различных промышленных швейных машин, которые служат технологическим оборудованием для предприятий легкой промышленности, выпускающих одежду, обувь, меховые изделия, кожаную галантерею и другую продукцию.

В годы Великой Отечественной войны завод изготавливал ручные гранаты, минометные боеприпасы, артиллерийские снаряды, авиационные бомбы, винтовки. С 1965 года начался выпуск многооперационных швейных машин, получивших название «Чайка». В 1981 году завод преобразован в производственное объединение «Подольскшвеймаш».

За достигнутые производственные успехи завод награжден орденом Трудового Красного Знамени и орденом Ленина.

В 1990 году объединение вышло на объемы производства около 1,5 млн.бытовых швейных машин и 40 тыс. промышленных швейных машин при общей численности работающих 20 тыс. человек.

В 1991 году ПО «Подольскшвеймаш» было преобразовано в акционерное общество, которое в дальнейшем стало называться ЗАО «Зингер».

С 1994 года в силу целого ряда экономических причин в ЗАО «Зингер» происходит уменьшение объемов производства и реализации продукции и сокращение численности работающих, которое продолжалось до 1999 года.

В настоящее время в ЗАО «Зингер» входят на правах общества с ограниченной ответственностью (ООО) следующие предприятия и фирмы:

- завод промышленных швейных машин;

- завод бытовых швейных машин;

- литейный завод;

- Зингер – Трансснаб;

- Зингер – Компьютер;

- Торговый дом «Зингер»;

- а также пять заводов – филиалов, расположенных в других областях.

Общая численность работающих в ЗАО «Зингер» составляет 2,5 тыс. человек.

ЗАО «Зингер» - единственное предприятие в России, выпускающее бытовые и промышленные швейные машины и поэтому представляют целую отрасль швейного машиностроения. Кроме производства и реализации основной продукции ЗАО «Зингер» осуществляет другие виды деятельности: коммерческую, внешнеэкономическую, торгово-закупочную, рекламную, выставочную, издательскую, предоставление различных услуг и т.д.

На заводе «Зингер» действует служба документационного обеспечения управления и представлена она Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Завода, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Завода. Деятельность службы ДОУ регламентируется Уставом ЗАО «Зингер», Положением «Об общем отделе ЗАО «Зингер», должностными инструкциями секретаря-референта Генерального директора и секретаря-референта по общим делам.

Общий отдел ЗАО «Зингер» состоит из секретариата, представленным двумя секретарями-референтами: секретарь-референт Генерального директора и секретарь-референт по общим делам. Их деятельность координирует начальник Общего отдела, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Завода.

Обязанности секретаря-референта руководителя ЗАО «Зингер» можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию.

В работу по документному обслуживанию входит:

- составление, оформление, редактирование корреспонденции,

- регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив.

К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как:

- выполнение технических работ по обеспечению труда руководителя,

- подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д.

Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.

Секретарь-референт генерального директора должен знать:

- положения и инструкции по документационному обеспечению;

- руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись;

- работу на персональном компьютере;

- правила орфографии и пунктуации;

- порядок расположения материала при печатании различных документов;

- правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов;

- правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- основы научной организации секретарского труда;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В ходе анализа деятельности секретаря-референта завода «Зингер» были замечены следующие недостатки:

  1. Большое количество документов составлено без учета требований к деловой документации.
  2. Структурные ошибки при составлении делового письма.
  3. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
  4. В составе деловых писем усложнен текст.
  5. Обилие деепричастных оборотов.
  6. Большое количество лексических ошибок и др.

Для устранение этих недостатков можно предложить изучить секретарю некоторые формулировки делового общения и пользоваться ими как стандартами при составлении деловых документов и ведении делового разговора.