Система внутреннего аудита


Содержание

  1. Система внутреннего контроля
  2. Взаимодействие внутренних аудиторов с внешними аудиторами

Список литературы

1. Система внутреннего контроля

Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия для того, чтобы:

  • осуществлять деятельность предприятия упорядоченно и эффективно;
  • соблюдать политику руководства;
  • обеспечивать сохранность имущества;
  • вести качественное документирование операций.

Отдельные компоненты этой системы называют средствами контроля или процедурами внутреннего контроля.

Системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля должны быть согласованы. Система двойной записи, лежащая в основе любой коммерческой учетной системы (включая большинство весьма сложных компьютерных систем), определяет порядок регистрации и обеспечивает контроль, целью которого является предупреждение ошибок, злоупотреблений или возникновения случайных убытков.

Руководство предприятия обязано обеспечить существование надежной системы внутреннего контроля.

Степень сложности внутреннего контроля непосредственно связана со стоимостью использования конкретных средств контроля и потенциальными убытками в случае их отсутствия. Так, когда затраты превышают отдачу, это очевидно невыгодно.

Внутренний контроль может быть организован на каждом предприятии (организации), но осуществляется это не всегда. Так, небольшие предприятия зачастую не имеют достаточных штатов, материальных ресурсов и знаний для организации удовлетворительной системы внутреннего контроля. Крупные же предприятия, обладая такой базой, могут быть плохо управляемы, и тогда достаточно большие средства, истраченные на организацию контроля, не дадут желаемых результатов.

Рассмотрим классификацию функций внутреннего контроля.

Контроль полномочий — контроль, обеспечивающий выполнение только тех операций, которые действительно способствуют развитию организации. Такой контроль должен предотвращать злоупотребления и отсеивать операции, в которых нет необходимости. Здесь также отслеживаются изменения и исправления учетных записей на предмет обязательного наличия соответствующих разрешений.

Контроль документального оформления — контроль, обеспечивающий отражение всех разрешенных (и только разрешенных) операций в учетных регистрах. Этот вид контроля создает такие условия, чтобы операции правильно оформлялись учетными записями (в правильной сумме, на правильном счете, на правильную дату и т.д.) и не удалялись или исправлялись без соответствующего разрешения.

Контроль сохранности — контроль, способствующий тому, чтобы принятое к учету имущество не могло быть неправильно использовано (например, незаконно присвоено, украдено, оставлено без присмотра и т.д.).

Однако такая классификация недееспособна, если различные виды средств контроля находятся в ведении только одного лица. Так, если человеку было бы дано право и санкционировать операции (решать, являются ли они необходимыми или нет), и отражать их в учетных регистрах, и осуществлять контроль за сохранностью имущества, то риск возникновения убытков в результате злоупотреблений или незаконного присвоения средств был бы слишком велик. Отсутствие должного разделения обязанностей в сочетании с недостатком внутренних средств контроля на небольших предприятиях может привести к возникновению злоупотреблений или ошибок (на практике последние встречаются чаще).

В компьютеризированных и некомпьютеризированных системах пер-вичная классификация внутреннего контроля проводится аналогично. Отличие состоит лишь в том, что компьютеризированным системам не присущи проверки, основанные на ручном вмешательстве, так как средства контроля встроены в программное обеспечение. Необходимо иметь в виду, что установление и постоянное поддержание должного разделения систем контроля в данном случае наиболее важно. Внутренний контроль в компьютеризированных системах обычно подразделяется на общие и прикладные средства контроля.

Общие средства контроля определяются как средства, благодаря которым компьютеризированная система может развиваться и функционировать, следовательно, они совместимы со всеми прикладными средствами контроля.

Цель общих средств внутреннего контроля — обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средств, а также целостность программ, банков данных и надежность компьютеризированных операций.

Прикладные средства контроля определяются как средства, связанные с текущими операциями и постоянными данными конкретной компьютеризированной системы учета, и, следовательно, они являются специфическими.

Цель прикладных средств контроля (как ручных, так и программных) — обеспечить полноту и точность учетных записей, а также законность документов, являющихся результатом как ручной, так и программной обработки. Прикладной контроль может осуществляться на этапах ввода, обработки и вывода информации из компьютера, а также на этапе контроля банка данных и нормативно-справочной информации.

Общие средства контроля относятся к компьютерной среде в целом, когда как прикладные являются принадлежностью конкретных учетных систем. Общие средства контроля, таким образом, служат оболочкой для прикладных.

Для большинства предприятий общими являются следующие требования к системе внутреннего контроля:

  1. Должна существовать четко определенная организационная структура, показывающая, кто и за что конкретно отвечает.
  2. Необходим такой Совет директоров, который включает в себя как исполнительных директоров с большим опытом работы, так и неисполнительных директоров, дабы предупредить возникновение вероятности того, что контроль может быть обойден кем-либо из администрации высшего ранга.
  3. Необходимо создание на уровне предприятия аудиторского комитета для анализа деятельности администрации, внутренних и внешних аудиторов.
  4. Должен существовать независимый отдел внутреннего аудита, оказывающий помощь администрации в контроле за деятельностью организации и в достижении общих целей.
  5. Необходимо создание информационной системы управления, обеспечивающей своевременное управление требуемой точной информацией.
  6. Необходимы описания работ с детализацией обязанностей и ответственности каждого работника, служащих и обслуживающего персонала.
  7. Должны существовать лимиты полномочий, особенно при заказе товаров и услуг, подписании чеков, хранении денег, найме на работу и т.д.
  8. Необходимы описания систем любых производственных, административных или обслуживающих подразделений организации, выполненные стандартным образом.
  9. Должны разрабатываться программы обучения персонала, которые бы обеспечили осведомленность всех работников об их должностных обязанностях, способах применения на практике полученных знаний и имеющихся навыков, а также программы повышения квалификации.
  10. Не должно быть ни одного лица, которое бы совмещало три основополагающие функции внутреннего контроля – санкционирование, учет, хранение.
  11. Во избежание злоупотреблений необходимо проводить периодическое перераспределение обязанностей, обучать и поощрять работников, имеющих необходимую квалификацию и допуск к определенным видам работ.
  12. Должны проводиться внутренние проверки, с тем, чтобы работа одного сотрудника контролировалась другими.
  13. Должен осуществляться контроль за полнотой и точностью первичных документов, обеспечивающий исполнение только санкционированных операций, их правильное отражение и исправление в учетных регистрах.
  14. Должен быть организован надзор за управленческой деятельностью и ее анализ.

В процессе контроля перед осуществляющими его работниками ставится семь задач:

  • полнота учета данных;
  • точность учета данных;
  • законность хозяйственных операций;
  • полнота записей;
  • точность ведения записей;
  • хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и (или) в памяти ЭВМ;
  • защита активов.

Все семь целей контроля могут быть применены к любому предприятию. Их действие распространяется на все хозяйственные операции, также на все файлы и активы независимо от мероприятий и процедур структуры контроля, установленных для достижения указанных целей.

2. Взаимодействие внутренних аудиторов с внешними аудиторами

Внешний и внутренний виды контроля объединяются общей целью, заключающейся в правильном и своевременном отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности, законности хозяйственных операций и их целесообразности для предприятия. Так, данные внутреннего контроля помогают руководству предприятия и иному управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций, а данные внешнего контроля обеспечивают руководство информацией как о допущенных в течение отчетного периода ошибках и нарушениях, так и о недостатках организации самого внутреннего контроля.

Степень взаимосвязи между внутренним и внешним контролем во многом зависит от особенностей функционирования конкретного предприятия. Так, некоторые предприятия могут вообще не подвергаться внешнему контролю, например, если они не подлежат обязательному внешнему аудиту; инициативные аудиторские проверки такие предприятия не проводят и не являются участниками финансово-промышленной группы.

Внешний и внутренний контроль являют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой системы контроля. Но наряду с этим между внешним и внутренним контролем имеются существенные различия по нижеперечисленным аспектам.

  1. Обязательность контроля

В соответствии со ст. 13 Закона РФ «О бухгалтерском учете» включение в состав годовой бухгалтерской отчетности аудиторского заключения необходимо только для тех организаций, которые подлежат обязательному аудиту в соответствии с федеральными законами.

В остальных случаях аудиторская проверка как форма внешнего контроля является добровольной. Она осуществляется по решению руководства предприятия.

Внутренний контроль обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности. На крупных предприятиях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего контроля — отделы внутреннего аудита.

  1. Цели организации контроля

Цель внешнего независимого аудита — подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности для пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности организации. Как только аудиторская проверка закончена, и аудитор выдал аудиторское заключение, цель считается достигнутой.

Цель внутреннего контроля (аудита) — обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время.

  1. Пользователи информации

Потребителями информации, являющейся результатом внешнего независимого аудита, являются внешние пользователи.

Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего контроля, готовится для внутренних пользователей, в частности, — для руководителей и менеджеров организации.

  1. Свобода выбора

Внешний независимый аудит основан на общепринятых нормах — стандартах (правилах) аудиторской деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения, порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов, взаимодействия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Таким образом, внешний контроль до определенной степени централизован и регламентирован.

Внутренний контроль (аудит) организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля — порядок проведения инвентаризации, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. Кроме того, государство регламентирует организацию внутреннего аудита в некоторых областях хозяйственной жизни, в частности в банковской сфере.

  1. Используемые измерители

Так как целью внешнего аудита является подтверждение достоверности бухгалтерского учета, который ведется в российской валюте — рублях, в рублевой оценке должна быть составлена бухгалтерская (финансовая) отчетность.

При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и неденежные измерители. Успешно применяются натуральные показатели (штуки, метры, тонны, литры и т.д.) — в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы и т.д.

  1. Объекты изучения

Объектами внешнего аудита являются разделы и участки бухгалтерского учета — основные средства, нематериальные активы, производственные запасы, расчеты, уставный капитал, кредиты и займы и проч. По каждому разделу и участку бухгалтерского учета применяются тесты средств контроля и тесты оборотов и сальдо по счетам бухгалтерского учета.

При осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия:

  • снабжения — совокупность хозяйственных операций, предполагающих осуществление закупок товарно-материальных ценностей и платежей по ним, а также проведение соответствующих мероприятий и процедур контроля, действие которых распространяется на такие хозяйственные операции, как направление заказа на закупку, получение товарно-материальных ценностей, оплата заказанных и полученных материальных ценностей;
  • производства — совокупность хозяйственных операций, предполагающих производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как поддержание уровня запасов, передача товарно-материальных ценностей в производство, начисление и выплата заработной платы и др.;
  • реализации (сбыта) или получения дохода — совокупность хозяйственных операций, предполагающих получение предприятием доходов, а также наличие соответствующих мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные операции, как получение заказов на продажу продукции предприятия, отгрузка продукции и получение выручки.
  1. Интеграция объектов изучения

При внешнем аудите хозяйственная деятельность предприятия воспринимается как единое целое.

При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности (это понятие известно читателю из курса «Управленческий (бухгалтерский) учет») — структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность и результаты их работы. К центрам ответственности относятся:

  • на промышленном предприятии — цех, участок, бригада;
  • на предприятии торговли — секция;
  • в научно-исследовательской организации — отдел;
  • в лечебном учреждении — отделение и т.д.

В отличие от управленческого учета, согласно принципам которого в сферу ответственности руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки, на которые он может оказывать реальное воздействие, внутренний контроль включает в себя и соблюдение руководителями подразделений своих должностных обязанностей, нормативных документов, внутренних инструкций.

В управленческом учете различают центры ответственности:

  • затрат;
  • выручки;
  • прибыли.

Для целей внутреннего контроля все центры ответственности являются прежде всего и центрами контроля.

  1. Периодичность контроля

Обязательный внешний контроль (аудит), осуществляемый внешней (независимой) аудиторской организацией, проводится, как правило, не чаще одного раза в год. Аудиторским заключением подтверждается годовая бухгалтерская отчетность.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля — целесообразность и экономичность.

  1. Степень открытости информации

Аудиторское заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом. Каждый заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности экономического субъекта может ознакомиться с аудиторским заключением по данной отчетности. Конфиденциальной информацией предприятия является только аналитическая часть аудиторского заключения и письменная информация аудитора руководству проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита. При публикации бухгалтерской отчетности указываются и результаты аудиторской проверки.

Все документы внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер.

10. Степень надежности информации

При внешнем аудите аудитор должен оценить достоверность бухгалтерской отчетности экономического субъекта во всех существенных аспектах. Это означает, что оценки аудитора не могут быть абсолютно точными.

Внутренний контроль зачастую не связан с операциями на счетах бухгалтерского учета. Руководство предприятия заинтересовано в предотвращении случаев мошенничества на своем предприятии (хищений, злоупотреблений служебным положением и проч.), однако атмосфера всеобщей подозрительности, тотального надзора за каждым сотрудником не должна быть целью работы предприятия. Таким образом, внутренним контролем используются приблизительные, но оперативные оценки.

В то же время для внутреннего контроля важна каждая деталь. Своевременно незамеченный симптом может привести к существенным нарушениям, мошенничеству.

11. Привязка ко времени

Внешний аудит изучает финансово-хозяйственную деятельность организации. В соответствии с принципом документальной обоснованности бухгалтерские проводки выполняются после совершения хозяйственной операции. Таким образом, основной целью внешнего аудита является оценка достоверности отражения в учете того, что уже свершилось.

Внутренний контроль призван организовать структуру контроля, а также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внутреннего контроля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом, основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленными правилами.

12. Связь с другими дисциплинами

И внешний аудит, и внутренний контроль тесно связаны с другими дисциплинами — финансами предприятия, экономическим анализом, основами документационного обеспечения управления, правовым регу-лированием хозяйственной деятельности, социальной психологией, педагогикой и этикой делового общения, бухгалтерским финансовым учетом, бухгалтерским управленческим учетом, экономикой и организацией промышленного предприятия и др.

Однако если внешний аудит связан с этими дисциплинами пассивно, не имея возможности использовать имеющиеся знания на данном предприятии, то внутренний контроль связан с этими дисциплинами активно, применяя имеющиеся знания из других дисциплин на практике.

13. Функция управления

Являясь функцией управления, контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Внешний аудит представляет собой один из видов последующего контроля. А внутренний контроль — это совокупность методов предварительного, текущего и последующего контроля.

Список литературы

  1. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000. – 239 с.
  2. Николаева С.А., Шебек С.В. Корпоративные стандарты: от концепции до инструкции, практика разработки. – М.: Книжный мир, 2008. – 320 с.
  3. Макальская А.К. Внутренний аудит. – М.: Дело и сервис, 2001. – 112 с.
  4. Бурцев В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. – М.: Экзамен, 2000. – 320 с.
  5. Богомолов А.М., Голощапов Н.А. Внутренний аудит: организация и проведение. – М.: Экзамен, 2000. – 192 с.